Al optimizar nuestro tiempo tenemos control sobre la duración de cada actividad y de esta forma aumentamos la eficiencia, la efectividad y la productividad. Es por ello que te contamos más adelante qué es la gestión del tiempo, cómo realizarla de forma correcta para alcanzar el éxito profesional y sobre una excelente herramienta de Odoo para ese fin.
La forma en que cada persona organiza y planifica el tiempo define el uso que hace del mismo, qué tan efectivo y eficiente es en su administración. Existen tres cualidades que definen la gestión del tiempo en las compañías: eficacia, eficiencia y productividad. Te decimos por qué.
Eficacia: un trabajador debe trazar la estrategia que seguirá para cumplir con los resultados deseados, ejecutando las tareas que había planificado.
Eficiencia: los colaboradores deben hacer las cosas correctamente, con la cantidad de tiempo y recursos disponibles para ello.
Productividad: los empleados cumplen con las tareas en el tiempo asignado, usando técnicas que ayuden en la optimización de labores, siempre tomando en cuenta sus fortalezas y debilidades.
Tips para mejorar la gestión del tiempo
La gestión del tiempo es fundamental en la sociedad en la que vivimos. Para evitar el agobio con tantas tareas y distracciones, te recomendamos seguir con algunos de estos consejos para mejorar la gestión del tiempo:
1. Utiliza alguna técnica que te ayude a gestionar el tiempo.
-Técnica de Pomodoro: te ayuda a planificar o dividir en bloques de tiempo las actividades y tareas que se deben realizar durante el día, cada espacio asignado se utiliza única y exclusivamente para llevar a cabo una de las tareas de manera enfocada, al finalizar cada bloque hay un descanso pequeño.
-La técnica ¡Cómete esa rana!: se basa en realizar la tarea más difícil o tediosa en primer lugar. Al realizar las actividades en un orden adecuado, la jornada laboral será más productiva.
-Matriz de prioridades: representa los diferentes estados que puede tener un proyecto, como importante y urgente, importante pero no urgente, no importante pero urgente, no importante ni urgente. Debes identificar cuáles tareas son prioritarias, cuáles secundarias, cuáles se pueden delegar y cuáles son desechables.
2. Utiliza una agenda para que organices las actividades y los plazos de entrega. Puede ser digital o física.
3. Divide el tiempo de tu jornada laboral. Puedes dividir la jornada laboral en bloques, organizados por temáticas, por grado de dificultad o por prioridad. Hay metodologías que te ayudan a descomponer proyectos complejos en tareas más pequeñas, como la metodología Scrum, optimizando recursos de tiempo, económicos y de organización de equipo.
4. Establece metas: fíjate metas diarias y a largo plazo. Los objetivos que te traces deben ser ambiciosos y realistas. Pero ten en cuenta los imprevistos y recuerda no planificar por encima de tus posibilidades.
5. Da prioridad a las tareas importantes: todas las tareas tienen diferente nivel de importancia, por ello priorízalas en forma de pirámide, las más importantes arriba y las menos importantes en la base.
6. Evita realizar muchas tareas al mismo tiempo: la concentración y el rendimiento, así como los buenos resultados, son mucho mayores cuando evitamos la simultaneidad de tareas.
7. Delega actividades: a veces es necesario delegar responsabilidades para lograr que salgan todos los proyectos de forma exitosa.
8. Evita aplazar tareas: las tareas tediosas o complejas se deben hacer lo antes posible, en las horas más productivas, porque se pierde más tiempo buscando excusas para aplazar la actividad que en afrontarla de una vez. Planifica siempre tus actividades con anterioridad, ya que te permite conocer la dirección a tomar y los objetivos a cumplir.
¿Conoces la importancia del registro de tareas para tu empresa?
Fomentar la gestión del tiempo en los trabajadores evita gastar recursos y tiempo de manera inapropiada.
Asimismo, el registro de tareas y horas será muy importante en la toma de decisiones, ya que conocer y analizar el tiempo destinado a cada actividad y proyecto te permitirá identificar ciertas situaciones o cuellos de botella. Además, podrás medir la productividad de los trabajadores y calcular con precisión el costo de los proyectos que se ejecutan.
La aplicación Timesheet de Odoo para tu empresa
La app Timesheet de Odoo apoya el flujo de trabajo de tu negocio, también ofrece muchos más beneficios de los cuales hemos hablado en otros artículos, te compartimos algunos:
Con este módulo podrás monitorear el progreso de tu equipo, visualizar el progreso de cada proyecto o tarea y realizar seguimiento de las horas previstas, las horas efectivas y las planificadas.
Asimismo, tendrás una visión completa del tiempo facturable, conocerás y supervisarás los recursos destinados al proyecto y obtendrás mayor control de tus ganancias y pérdidas.
Te permite generar facturas puntuales o periódicas de manera automática, teniendo en cuenta los gastos y las entradas de las hojas de horas.
Puedes trabajar desde cualquier dispositivo e incluso sin conexión. Las actividades y acciones que realices fuera de línea se sincronizan con tu cuenta al volver a estar en línea.
Conoce más propiedades de esta aplicación en Registra de forma eficaz el tiempo de trabajo con las hojas de horas de Odoo.
La correcta gestión del tiempo es indispensable cuando queremos ser más eficientes, eficaces y productivos, el contar con las estrategias y herramientas oportunas es clave hoy en día.
Soltein Gold Partner de Odoo
En Soltein, como Gold Partner de Odoo, podemos ayudarte con la implementación de la app de Odoo Timesheet. Esta herramienta especializada te ayudará a tener mayor control y mejor gestión del tiempo, además, aumentará tu eficiencia.
Conoce cómo diseñar cambios que perfeccionen tus procesos empresariales e incrementa la productividad de la jornada laboral de tus colaboradores teniendo en cuenta un análisis de las horas trabajadas.